Fünf Anzeichen dafür, dass Linien- und Sortimentsplanung nicht harmonieren

Die Linienplanung, an der hauptsächlich das Merchandising-Team und in geringerem Umfang auch die Design- und Beschaffungsteams beteiligt sind, ist ein Prozess, der sicherstellt, dass Einzelhändler den richtigen Produkt-Mix anbieten, um die Kundennachfrage zu befriedigen und die Verkaufsziele zu erreichen. Es wird ein Produktsortimentsplan erstellt, der die Produktkategorien, Stile, Farben und Größen enthält, die ein Einzelhändler für eine bestimmte Saison oder einen bestimmten Zeitraum anbietet.

Vor der Linienplanung muss das Merchandising-Team auch die Finanzstrategie, die auch als Merchandise Financial Plan (MFP) bekannt ist, vorbereiten: Sie wiederum bestimmt das OTB-Budget (Open-to-Buy). Diese verschiedenen Prozesse, die alle so wichtig füreinander sind, finden in unterschiedlichen Systemen, Tools und Spreadsheets statt.

In der Regel erfolgt die Linienplanung über unzählige Notizen auf Schaumkernplatten, Notizblöcken und Haftnotizen auf der Basis von Daten, die aus verschiedenen Systemen wie PLM, ERP, Spreadsheets und BPF-Tools zusammengestellt werden. Hinzu kommen physische Muster und Proben. All das erfordert eine manuelle Verwaltung und Zusammenstellung.

Die Sortimentsplanung folgt auf den Produktsortimentsplan und bestimmt den Umfang der spezifischen Produkte aus diesem Sortiment, die in Übereinstimmung mit dem Warenfinanzplan in den einzelnen Geschäften und Vertriebskanälen angeboten werden sollen. Der Zweck der Sortimentsplanung, an der Merchandiser, Planer und Einkäufer beteiligt sind, besteht darin, den Produkt-Mix zu bestimmen, der den Umsatz und die Rentabilität pro Geschäft und/oder Vertriebskanal maximiert.

Der Produktsortimentsplan fungiert als Blaupause für die Sortimentsplanung. Im Gegensatz zur Linienplanung, die weitgehend visuell und manuell erfolgt, wird der Sortimentsplan mithilfe umfangreicher finanzieller und numerischer Daten erstellt, die aus einer Vielzahl von Systemen und Tools wie Spreadsheets, Budgetierungs- und Planungstools abgerufen, aktualisiert und wieder eingegeben werden.

Es ist zwangsläufig so, dass bei einem so wichtigen Prozess, der viel Genauigkeit erfordert und an mehreren Standorten mit unterschiedlichen Beteiligten stattfindet, die drei Prozesse nicht immer übereinstimmen. Das führt zu Zeit- und Informationsverlusten.

Welche offensichtlichen Anzeichen gibt es dafür, dass Linien- und Sortimentsplanung nicht so gut zusammenpassen, wie sie sollten?

1. Merchandiser verlieren Zeit, wenn sie mit Spreadsheets arbeiten. Wenn Linienplanung, MFP und Sortimentsplanung mit unterschiedlichen Tools bearbeitet werden, verbringen die Merchandising-Teams zwangsläufig viel Zeit damit, den Produktsortimentsplan manuell in das Sortimentsplanungstool oder in ein Spreadsheet zu übertragen und dann die Produkte den einzelnen Geschäften oder Vertriebskanälen zuzuordnen. Da hier viele manuelle Arbeitsschritte involviert sind, ist diese Vorgehensweise sehr fehleranfällig.
2. Es kommt zu Kommunikationsproblemen und Verzögerungen. Wenn Teams, die an der Linien- und Sortimentsplanung beteiligt sind, keinen zentralen Bezugspunkt für genaue und aktuelle Daten haben, sind sie nicht in der Lage, effektiv zu kommunizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, was zu Fehlern, Nacharbeit und Verzögerungen führt.
3. Die Produkt-Performance leidet. Wenn Verkaufs- und Prognosedaten nicht mit produktbezogenen Daten aus einem Product Lifecycle Management (PLM)-System abgeglichen werden, verpassen Einzelhändler möglicherweise die Chance, von neuen Trends oder Kundenvorlieben zu profitieren. Die Produkte verkaufen sich dann nicht so gut, was zu Umsatzeinbußen führt und sogar den Ruf einer Marke schädigen kann.
4. Es gibt Probleme bei der Optimierung des Produkt-Mixes. Ganz gleich, wie hart Ihre Teams auch arbeiten – der Produkt-Mix will einfach nie ganz stimmen. Die Zusammenstellung von Sortimenten nach Verkaufsstellen, Regionen oder Kanälen basiert auf einer großen Menge an Daten, die analysiert, kategorisiert und geplant werden müssen. Merchandiser brauchen moderne und leistungsfähige Tools, um ihre strategischen Ziele zu erreichen und kundenorientiertere Angebote dort zu entwickeln, wo ihre Kunden sie wünschen.
5. Ausgewogene Sortimente sind schwer zu realisieren. Es ist u. U. nicht ganz einfach, fundierte Entscheidungen über den Produkt-Mix und die Optimierung der SKUs zu treffen, wenn man unzählige Tabellenzeilen mit numerischen Daten betrachtet. Bilder sind sehr wichtig, um zu veranschaulichen, wie die Produkte im Sortiment zusammenwirken, aber sie sind nicht immer vorhanden. Es ist praktisch unmöglich, anhand von Spreadsheets und unzusammenhängenden Berichten zu erkennen, welche Produkte sich gut entwickeln, um strategische Entscheidungen darüber zu treffen, welche Farben oder Stoffe aus dem Sortiment genommen oder beibehalten werden sollen.

Durch die Abstimmung dieser Daten und Prozesse können Einzelhändler sicherstellen, dass sie über genaue Informationen zur Produktnachfrage verfügen, neue Trends aufgreifen und ihre Rentabilität maximieren. Die Implementierung eines kollaborativen Planungsprozesses schließt die Lücken zwischen Linien- und Sortimentsplanung, um die richtigen Produkte zur richtigen Zeit schneller auf den Markt zu bringen.

Das ist jedoch keine leichte Aufgabe. Bei der Abstimmung von Linien- und Sortimentsplanung werden Zahlen-, Text- und Bilddaten aus vielen verschiedenen Systemen herangezogen – von ERP- über PLM-Systeme bis hin zu Einzelhandelsplanungslösungen. Das ist mit herkömmlichen Online-Meeting-Tools nur schwer zu erreichen.

Glücklicherweise wurden zur Bewältigung dieser Herausforderungen neue Tools entwickelt, die es den Teams ermöglichen, besser zusammenzuarbeiten – sei es vor Ort oder remote – um komplexe Aufgaben wie die Abstimmung der Linien- und Sortimentsplanung gemeinsam zu bewältigen. Diese als Visual Boards bezeichneten Tools verwenden Schnittstellen, die Daten aus verschiedenen Unternehmenssystemen einlesen und in einem visuellen Format darstellen.

Merchandising- und Design-Teams sparen mit diesem revolutionären Ansatz für die Sortimentsplanung enorm viel Zeit – manchmal sogar mehrere Wochen. Einzelhändler berichten, dass sich der Zeitaufwand für die Aktualisierung des Sortimentsplans mithilfe von Visual Boards im gesamten Team um bis zu 90 % verringert.

Darüber hinaus erzielen Marken und Einzelhändler auch enorme Einsparungen in Millionenhöhe bei den Betriebsausgaben (OPEX), da sie digital und remote zusammenarbeiten können, um Linienpläne zu prüfen und Sortimente zusammenzustellen, die auf Echtzeit-Produktdaten und genauen Prognosen basieren.

Per Drag-and-Drop erleichtern diese intuitiven Tools „Was-wäre-wenn“-Szenarien und die visuelle Entscheidungsfindung, um optimale Sortimente zu erstellen und letztendlich die Abverkaufsrate zu erhöhen.

Ohne die nötige Sichtbarkeit und die Möglichkeit zur effektiven Zusammenarbeit fehlt die Abstimmung von Linien- und Sortimentsplänen. Wenn Sie Anzeichen für eine solche Fehlausrichtung feststellen, z. B. Zeitverschwendung, überhöhte Lagerbestände und einen unpassenden Produkt-Mix, ist es an der Zeit zu prüfen, wie Sie diese miteinander verflochtenen Prozesse besser aufeinander abstimmen können.